¿Qué es una base de datos?
Una base de datos informatizada es un
contenedor de objetos. Una base de datos puede contener más de una tabla. Por
ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que utiliza tres tablas no es
un conjunto de tres bases de datos, sino una sola base de datos que contiene
tres tablas. Excepto si se ha diseñado específicamente para utilizar datos o
código de otro origen, una base de datos de Access almacena sus tablas en un
solo archivo, junto con otros objetos, como formularios, informes, macros y
módulos. Las bases de datos creadas con formato de Access 2007 tienen la
extensión de nombre de archivo .accdb y las bases de datos creadas con formatos
de versiones anteriores de Access tienen la extensión de nombre de archivo
.mdb. Access 2007 se puede utilizar para crear archivos con formatos de
versiones anteriores (por ejemplo, Access 2000 y Access 2002-2003).
Con Access, puede:
Agregar más datos a una base de datos,
por ejemplo, un elemento nuevo en un inventario.
Modificar datos existentes en la base
de datos, por ejemplo, cambiar la ubicación de un elemento.
Eliminar información, por ejemplo, si
se ha vendido o retirado un artículo.
Organizar y ver los datos de distintas
formas.
Compartir los datos con otros usuarios
mediante informes, mensajes de correo electrónico, una intranet o Internet.
Partes de una base de datos de Access
En las secciones siguientes, se
describen brevemente los componentes de una base de datos de Access típica.
Para obtener más información acerca de cada componente, siga los vínculos de la
sección Vea también de este artículo.
Tablas
Formularios
Informes
Consultas
Macros
Módulos
Tablas
Una tabla de una base de datos es
similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se
almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es bastante fácil
importar una hoja de cálculo en una tabla de una base de datos. La principal
diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y hacerlo en una
base de datos es la forma de organizarse los datos.
Para lograr la máxima flexibilidad
para una base de datos, la información tiene que estar organizada en tablas,
para que no haya redundancias. Por ejemplo, si se almacena información sobre
empleados, cada empleado se insertará una sola vez en una tabla que se
configurará para contener únicamente datos de los empleados. Los datos sobre
productos se almacenarán en su propia tabla, y los datos sobre sucursales
también tendrán su tabla aparte. Este proceso se conoce como normalización.
Cada fila de una tabla se denomina
registro. En los registros es donde se almacena cada información individual.
Cada registro consta de campos (al menos uno). Los campos corresponden a las
columnas de la tabla. Por ejemplo, puede trabajar con una tabla denominada
"Empleados", en la que cada registro (fila) contiene información
sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene un tipo de
información diferente, como el nombre, los apellidos, la dirección, o
similares. Los campos se deben configurar con un determinado tipo de datos, ya
sea texto, fecha, hora, numérico, o cualquier otro tipo.
Otra forma de describir registros y
campos es imaginando un catálogo de fichas tradicional de una biblioteca. Cada
ficha del armario corresponde a un registro de la base de datos. Cada
información contenida en una ficha (autor, título, etc.) corresponde a un campo
de la base de datos.
Formularios
Los formularios se conocen a veces
como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se
utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando
que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar
formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi
todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver,
escribir y editar datos en las tablas.
Los formularios proporcionan un
formato fácil de utilizar para trabajar con los datos. Además, se les puede
agregar elementos funcionales, como botones de comando. Puede programar los
botones para determinar qué datos aparecen en el formulario, abrir otros
formularios o informes, o realizar otras tareas diversas. Por ejemplo, podría
crear un formulario denominado "Formulario de cliente" para trabajar
con datos de clientes. El formulario de cliente podría tener un botón para
abrir un formulario de pedido en el que se pudiese escribir un pedido nuevo del
cliente.
Los formularios también permiten
controlar la manera en que otros usuarios interactúan con los datos de la base
de datos. Por ejemplo, puede crear un formulario que muestre únicamente ciertos
campos y que permita la ejecución de determinadas operaciones solamente. Así, se
favorece la protección de los datos y se facilita la entrada correcta de datos.
Informes
Los informes sirven para resumir y
presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe responde a una
pregunta específica, como "¿Cuánto dinero se ha facturado por cliente este
año?" o "¿En qué ciudades están nuestros clientes?" Cada informe
se puede diseñar para presentar la información de la mejor manera posible.
Un informe se puede ejecutar en
cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de
datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero
también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar
por correo electrónico.
Consultas
Las consultas son las que
verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden realizar numerosas
funciones diferentes. Su función más común es recuperar datos específicos de
las tablas. Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas
y, gracias a las consultas, puede verlos en una sola hoja de datos. Además,
puesto que normalmente no desea ver todos los registros a la vez, las consultas
le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos hasta obtener
solo los registros que desee. Las consultas a menudo sirven de origen de
registros para formularios e informes.
Algunas consultas son
"actualizables", lo que significa que es posible editar los datos de
las tablas base mediante la hoja de datos de la consulta. Si trabaja con una
consulta actualizable, recuerde que los cambios se producen también en las
tablas, no solo en la hoja de datos de la consulta.
Hay dos tipos básicos de consultas:
las de selección y las de acción. Una consulta de selección simplemente
recupera los datos y hace que estén disponibles para su uso. Los resultados de
la consulta pueden verse en la pantalla, imprimirse o copiarse al portapapeles.
O se pueden utilizar como origen de registros para un formulario o un informe.
Una consulta de acción, como su nombre
indica, realiza una tarea con los datos. Las consultas de acción pueden servir
para crear tablas nuevas, agregar datos a tablas existentes, actualizar datos o
eliminar datos.
Macros
Las macros en Access se pueden
considerar como un lenguaje de programación simplificado, que se puede utilizar
para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Por ejemplo, puede adjuntar
una macro a un botón de comando en un formulario, de modo que la macro se
ejecute cuando se haga clic en el botón. Las macros contienen acciones que
realizan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base
de datos. Casi todas las operaciones de bases de datos que normalmente se
realizan manualmente se pueden automatizar mediante macros, ahorrando así mucho
tiempo.
Módulos
Los módulos, como las macros, son
objetos que sirven para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Mientras
que las macros en Access se crean seleccionando acciones de una lista, los
módulos se escriben en el lenguaje de programación de Visual Basic para
Aplicaciones (VBA). Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones
y procedimientos que se almacenan conjuntamente como una unidad. Un módulo
puede ser de clase o estándar. Los módulos de clase se adjuntan a formularios o
informes, y normalmente contienen procedimientos específicos del formulario o
el informe al que se adjuntan. Los módulos estándar contienen procedimientos
generales que no están asociados a ningún otro objeto. Los módulos estándar se
enumeran en Módulos en el panel de exploración, pero los módulos de clase no.
